Le code fixe le moment où la demande est recevable. Sur le jour où la dispense joue, et sur ce qui a déjà été retenu, il se tait.
Tout dépend du calendrier, car les deux familles de dispenses n'obéissent pas au même. Celles que la réglementation ouvre d'elle-même ne se demandent qu'à trois moments : l'embauche, la mise en place du régime, et le jour où prend effet la couverture qui les justifie. C'est ce troisième moment qui rend recevable une demande présentée en cours d'année. Celles que votre entreprise a écrites elle-même dans son document de mise en place se demandent, en revanche, toute l'année. Sur la date à laquelle la dispense joue et sur les cotisations déjà prélevées, aucun texte ne dit rien : ces deux points se règlent chez vous et avec l'organisme assureur.
Pour celles que la réglementation ouvre elle-même, l'article D. 911-5 du code de la sécurité sociale enferme la demande dans trois moments. L'embauche, d'abord. La mise en place des garanties, ensuite. Et la date à laquelle prend effet la couverture qui fonde la demande, quand il s'agit de la complémentaire santé solidaire ou d'un régime collectif obtenu ailleurs. C'est ce dernier moment que vise le salarié qui vient vous voir en juin.
Les autres fonctionnent à l'envers. Ce sont les dispenses que votre entreprise a inscrites dans son acte, la pièce qui a créé le régime chez vous. Elle est née d'une négociation, d'un référendum auprès de vos salariés, ou de votre seule signature. Le tri complet entre les deux familles est fait sur la page du salarié qui refuse la mutuelle obligatoire. Sans clause, ces dispenses n'existent pas ; avec clause, le Bulletin officiel de la Sécurité sociale, texte de référence que l'Urssaf s'engage à appliquer, les ouvre à tout moment.
La conséquence est contre-intuitive. Les dispenses qu'aucun employeur ne peut refuser ont la fenêtre la plus étroite ; celles qui dépendent de votre rédaction s'ouvrent toute l'année.
Les demandes de milieu d'année remontent presque toujours de l'une de ces situations.
| L'événement | Recevable en cours d'année ? | Ce qui fixe la date d'effet |
|---|---|---|
| Rattachement à la couverture collective du conjoint | Oui : le code vise cette date (D. 911-2, 3°) | Votre acte, à défaut la règle de radiation de l'organisme |
| Second emploi couvrant le salarié à titre collectif | Oui, même fondement | Votre acte, à défaut la notice |
| Ouverture du droit à la complémentaire santé solidaire, l'aide publique qui finance une complémentaire | Oui, même fondement (D. 911-2, 1°) | Votre acte. La dispense cesse quand le droit cesse |
| Votre contrat couvre d'office la famille, et elle est déjà couverte ailleurs | Oui, à tout moment : le salarié peut en sortir ses ayants droit (D. 911-3) | Votre acte, à défaut la date de radiation retenue par l'organisme |
| Souscription d'une complémentaire individuelle après l'embauche | Non : ce cas suppose un contrat déjà en cours à l'embauche | Sans objet |
| Cotisation d'un temps partiel franchissant 10 % du brut | Oui, si votre acte a repris ce cas (R. 242-1-6, 2°, c) | Votre acte : la demande est ouverte toute l'année |
| Modification du régime faisant apparaître une cotisation salariale | Oui, pour les salariés déjà présents | La date de la modification |
Le mariage et le PACS ne produisent rien par eux-mêmes : c'est l'inscription effective sur le contrat du conjoint qui compte. Le périmètre familial de votre propre contrat se vérifie au même moment.
Sur la date d'effet, la réponse s'arrête là. Les textes bornent le moment de la demande et la durée de la dispense, jamais son point de départ. C'est donc votre acte qui tranche, et à défaut la notice que l'assureur a remise à vos salariés.
Aucun texte n'oblige un employeur à rembourser les cotisations retenues avant qu'il accepte une dispense : ni le code de la sécurité sociale, ni le Bulletin officiel n'abordent la question. Ce silence n'est pas un feu vert.
Le juge du fond, lui, s'est prononcé, et la Cour de cassation a laissé sa décision debout. Un aide-soignant qu'assurait déjà le contrat de son épouse avait demandé sa dispense, et son employeur ne l'avait pas appliquée. Il réclamait la restitution des cotisations retenues sur ses bulletins de l'année. La cour d'appel a fait produire effet à la dispense au 1er janvier et condamné l'employeur à rendre les sommes. La Cour de cassation a rejeté le pourvoi le 7 juin 2023, mais sur un autre terrain. Elle a jugé que la dispense n'exigeait pas que la couverture du conjoint soit obligatoire pour ses ayants droit.
La logique qui se dégage de cette décision ne porte pas sur l'assurance, mais sur le salaire : une retenue sans fondement se restitue. Tant que votre refus était justifié, vous ne devez rien.
Une règle voisine circule et ne joue pas ici : après un redressement Urssaf, le Bulletin officiel interdit à l'employeur de réclamer aux salariés les cotisations salariales devenues dues. C'est l'inverse du remboursement.
Reste le point qui coûte. Votre entreprise doit sa cotisation à l'organisme tant que la radiation n'a pas pris effet, c'est-à-dire tant qu'il compte encore votre salarié parmi ses assurés. Faire rétroagir une dispense au 1er janvier quand l'organisme radie au mois suivant revient à rendre une part que l'entreprise, elle, continue de verser.
Ce contrôle demande une matinée. Demandez sa règle de radiation à l'organisme, par écrit. Confrontez-la à ce que dit votre acte. Alignez les deux avant la prochaine échéance de votre contrat de complémentaire santé.
Une entreprise qui a écrit cette date une fois ne la rediscute plus dossier par dossier. C'est ce que le cabinet fait poser dans l'acte, puis confirmer auprès de l'organisme, et revoir à chaque changement de contrat.
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Quand votre acte, la notice de l'assureur et la règle de radiation de l'organisme ne disent pas la même chose, c'est la paie qui absorbe l'écart, et souvent des mois plus tard. Nous relisons les demandes que vous avez déjà accordées cette année, et celles que vous avez refusées.
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Le mariage en lui-même n'ouvre rien. Ce que le code vise, c'est la date à laquelle prend effet la couverture qui justifie la dispense. Autrement dit, le jour où votre salarié est inscrit sur le contrat collectif de son conjoint comme ayant droit, c'est-à-dire protégé par la couverture de quelqu'un d'autre. Cette date figure sur l'attestation délivrée par l'organisme du conjoint, et elle ne coïncide pas toujours avec la cérémonie. Réclamez la pièce, retenez la date qu'elle porte, et rangez-la avec la déclaration sur l'honneur du salarié.
Sur le terrain des dispenses ouvertes par le code, vous ne pouvez plus l'accueillir. La fenêtre s'est refermée en février, et rien ne la rouvre avant une nouvelle embauche ou une nouvelle mise en place. Regardez alors si votre acte a repris le cas équivalent parmi les dispenses facultatives, celles qui n'existent que si elles y sont écrites. Celles-là se réclament à tout moment, sauf clause plus stricte, et la porte reste donc ouverte en octobre. Beaucoup d'actes anciens ne les ont pas reprises : à défaut, votre salarié demeure affilié et sa cotisation continue de courir.
Aucune règle générale ne l'impose, et tout dépend du jour où la dispense commence à jouer. Si vous l'accordez pour l'avenir, la question ne se pose pas : les mois écoulés ont été couverts par le contrat, et la cotisation a payé une garantie réelle. Si en revanche vous avez refusé une dispense qui était due, la retenue opérée pendant ce temps est sans fondement. C'est ce qu'un juge a fait restituer dans l'affaire jugée en appel, puis portée devant la Cour de cassation le 7 juin 2023. Le vrai sujet n'est donc pas le remboursement, c'est la qualité de votre décision initiale.
Le salarié. Le Bulletin officiel met à sa charge le signalement de tout changement de situation ayant un effet sur sa dispense, la fin d'un contrat individuel ou la perte de la couverture du conjoint par exemple. En pratique, ce signalement arrive tard ou n'arrive pas, et l'écart se découvre au moment d'un remboursement de soins. Le texte donne d'ailleurs lui-même une fin à deux dispenses. Celle qui s'appuie sur la complémentaire santé solidaire tombe le jour où ce droit s'arrête. Celle du salarié assuré à titre personnel ne dépasse pas l'échéance de sa propre couverture. Ces butoirs se notent dans le suivi de paie.
Rien ne l'interdit, et c'est la rédaction qui règle le plus de discussions. Une réserve toutefois : sur les dispenses que le code ouvre lui-même, votre acte ne peut pas restreindre le droit. Fixer une date d'effet technique reste une modalité de gestion, alors que s'en servir pour repousser une dispense de plusieurs mois reviendrait à la restreindre. Aucun texte n'a tracé la frontière entre les deux. Le point d'appui le plus sûr reste la règle de radiation de votre organisme assureur : en calant votre clause sur elle, vous alignez la paie, le contrat et l'acte sur un même jour.
Sources
Textes, code de la sécurité sociale : articles L. 911-7, D. 911-2, D. 911-3, D. 911-5 et R. 242-1-6.
Doctrine et jurisprudence : Bulletin officiel de la Sécurité sociale, protection sociale complémentaire, chapitres 3 et 4 ; Cass. soc., 7 juin 2023, n° 21-23.743, publié au bulletin.
Pour aller plus loin : Votre décision unilatérale mutuelle tient-elle en contrôle ? et Redressement Urssaf en protection sociale.
Cette page fait partie de nos réponses aux questions des employeurs.
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