Une consultation qui démarre en octobre est déjà une consultation perdue. Voici le calendrier, les pièces du dossier et la grille de dépouillement que nous utilisons, dans l'ordre où elles servent.
Un appel d'offres, en assurance collective, désigne une consultation organisée : vous écrivez le besoin, plusieurs organismes chiffrent la même chose, vous tranchez. Le mot impressionne parce qu'il évoque les marchés publics. La réalité est bien plus souple, et entièrement à votre main.
Reste un malentendu à lever, parce qu'il bloque beaucoup de dirigeants. Consulter n'est pas un désaveu adressé à l'assureur en place : c'est la seule façon de savoir ce que vaut sa proposition, et il conserve souvent son client à de meilleures conditions, parce qu'il a enfin de quoi tarifer juste. Les assureurs sont nos partenaires de travail, et un dossier complet leur rend service autant qu'à vous.
Là se joue ce que les entreprises sous-estiment le plus : un organisme qui reçoit trois lignes et un effectif approximatif répond large, parce qu'il doit couvrir son incertitude, et cette prudence se paie ensuite chaque année. La qualité du dossier est le premier levier de prix, avant toute négociation. Ce qui suit vaut pour un contrat de complémentaire santé collective, et se transpose à la prévoyance avec des délais plus longs.
La contrainte de départ n'est pas votre agenda, c'est le préavis. Il faut poster la lettre deux mois pleins avant la date anniversaire du contrat, et c'est le jour de l'envoi qui compte, pas celui de la réception. L'échéance tombant presque toujours au 31 décembre, votre date butoir est le 31 octobre. Qui ouvre le dossier en septembre ne consulte pas : il négocie le dos au mur, et les offres le reflètent.
| Moment | Ce qui se passe | Le point de vigilance |
|---|---|---|
| Six mois avant | Audit du contrat en place, demande du compte de résultat à l'assureur | Ce document met trois à six semaines à arriver. C'est lui qui retarde tout le reste |
| Cinq mois avant | Rédaction du cahier des charges, arbitrage des garanties | Rien ne part sur le marché tant qu'il n'est pas validé |
| Quatre mois avant | Envoi de la consultation, trois à quatre semaines laissées pour répondre | Un délai plus court réduit le nombre de réponses et gonfle les marges de prudence |
| Trois mois avant | Dépouillement à périmètre équivalent, second tour, puis consultation du comité social et économique | L'avis des représentants du personnel doit précéder la décision, pas la suivre |
| Deux mois avant | Décision, lettre de résiliation, mise à jour de l'acte qui institue le régime | Résilier le contrat d'assurance sans défaire l'acte, la promesse écrite faite à vos salariés, vous laisse engagé sans assureur en face |
| Le mois suivant | Affiliations, cartes de tiers payant, notice aux salariés, reprise des télétransmissions | La phase que tout le monde sous-estime, et la seule que vos salariés verront |
S'y prendre six mois avant, c'est garder le choix de ne rien changer. S'y prendre deux mois avant, c'est l'avoir déjà perdu.
Depuis la loi du 14 juillet 2019, un contrat de complémentaire santé se résilie à tout moment passé sa première année, sans frais, avec effet un mois après réception de la lettre. Encore faut-il savoir à qui ce droit appartient, et sur quels contrats il joue. Ce droit appartient au souscripteur, donc à vous, et non au salarié dont l'adhésion est obligatoire. Et il suppose que les frais de soins soient l'objet principal du contrat : un régime de prévoyance seule en est exclu et reste tenu par l'échéance annuelle.
Attention, la police n'est pas le seul document à échéance. L'engagement pris envers vos salariés, sous forme d'accord, de référendum ou de décision de l'employeur, se défait par une procédure à part, avec un préavis souvent plus long. Nous avons déroulé cette mécanique à deux horloges sur notre page consacrée au calendrier de résiliation d'un contrat collectif.
Partie ingrate, et pourtant celle qui décide de la qualité des offres. Le dossier tient en une quinzaine de documents : la moitié dort dans vos serveurs, l'autre se réclame à votre assureur.
Le compte de résultat technique est le décompte annuel de votre contrat : ce que vous avez cotisé, ce qui a été remboursé, ce qui a été prélevé en frais. Une demande écrite, adressée assez tôt, suffit presque toujours. Sans lui, vous ne discutez pas une majoration, vous l'encaissez.
La pièce maîtresse, et celle qu'on saute le plus souvent. Elle dit ce que vous voulez obtenir avant que quiconque ait chiffré, et force ainsi tous les candidats à répondre sur la même base. Sans elle, le seul repère commun devient le tarif de la première page. Il en suffit de six.
Qui est couvert, et selon quelle catégorie. Les catégories doivent reposer sur des critères objectifs fixés par la réglementation, sans quoi l'exonération de charges sociales dont bénéficie votre part patronale peut tomber. Nous avons consacré un dossier complet au redressement URSSAF en protection sociale.
Poste par poste, en euros plutôt qu'en pourcentage du tarif de la Sécurité sociale, illisible pour un salarié et difficile à comparer. Indiquez aussi ce que vous acceptez de dégrader : c'est ainsi qu'on obtient des variantes utiles au lieu de refus polis.
Annoncer une enveloppe n'est pas se désarmer, c'est éviter les offres hors sujet. Précisez la part employeur visée, qui couvre au minimum la moitié de la cotisation. Pour calibrer cette enveloppe en connaissance de cause, voir comment se fabrique un tarif collectif.
Délai de remboursement engagé, tiers payant, interlocuteur dédié pour vos équipes RH, format et fréquence du reporting. Écrivez-les : ce qui n'est pas demandé n'est pas dû.
Une garantie de taux sur deux ou trois ans, ou à défaut un plafond de majoration, transforme une bonne première année en bon contrat.
La liste nominative des salariés arrêtés, des anciens salariés maintenus et des personnes en portabilité, chaque candidat devant se prononcer sur leur sort. Voir notre page sur le changement d'assureur avec des salariés déjà en arrêt.
Dépouiller, c'est ramener toutes les propositions à un même périmètre avant de les classer. Le taux n'est qu'un critère parmi six, et rarement le plus discriminant.
| Ce qu'on compare | La question qui tranche |
|---|---|
| Les garanties | Tout ramené à la même unité, quel poste progresse et quel poste recule ? Une offre moins chère de 4 % qui rabote l'optique et le dentaire coûte à vos salariés ce qu'elle vous fait gagner |
| Le réseau de soins | Un réseau réunit des professionnels partenaires chez qui le reste à charge baisse. Tous en ont un, mais son maillage varie beaucoup d'une région à l'autre. La question porte sur sa densité autour de vos sites, pas sur son total national |
| La gestion et les délais | Quel délai de remboursement est contractuellement engagé, et pas seulement affiché ? Les télétransmissions avec la Sécurité sociale reprennent-elles sans rupture ? |
| Les services | Téléconsultation, aide aux aidants, prévention, second avis médical, portail de suivi. Distinguez ce qui est compris dans la cotisation de ce qui se facture à part |
| La durée d'engagement | Le tarif est-il garanti, et jusqu'à quand ? Une offre très basse sans engagement de durée est un tarif d'appel |
| Les frais de gestion | Quelle part de votre cotisation ne finance aucun remboursement ? C'est la donnée la moins spontanément fournie, donc à réclamer dans le cahier des charges |
Le réseau reste le critère le plus mal compris. Depuis 2014, tous les organismes peuvent moduler leur remboursement selon que le salarié consulte ou non un partenaire, et l'écart de reste à charge sur un même équipement optique se compte en dizaines d'euros. Pour une entreprise multi-sites, c'est souvent ce qui départage deux offres équivalentes.
Connaître la frontière évite d'user trois semaines à réclamer l'impossible, et de passer à côté de l'essentiel.
Le taux lui-même et les frais de gestion se discutent aussi, bien sûr, mais ils se préparent en amont : nous en donnons la mécanique sur nos pages consacrées au prix d'une mutuelle d'entreprise et au coût d'une prévoyance collective. Ces deux chiffrages et la présente méthode sont regroupés sur la vue d'ensemble budgétaire. La colonne de droite, elle, mérite d'être lue avant la réunion : elle contient la moitié de ce qu'une entreprise croit pouvoir obtenir. La fraction de majoration qui vient du marché en fait partie, et nous en avons démonté le mécanisme dans un article dédié à la hausse de la mutuelle d'entreprise.
Nous reprenons votre contrat, réclamons son compte de résultat et vous remettons votre rétroplanning avec les pièces manquantes. Trente minutes suffisent pour situer votre échéance et savoir s'il vous reste du temps devant vous.
Demander mon audit gratuitL'erreur mère, celle qui rend toutes les autres inévitables. Tant que les propositions n'ont pas été réécrites dans une grille unique, l'écart de prix que vous lisez ne signifie rien.
La démographie transmise date souvent de plusieurs années, et le tarif en dépend : vieillie sur le papier, elle se paie en majoration inutile ; rajeunie, en révision dès la première échéance. Même vigilance sur ceux qui ne figurent plus à l'effectif mais restent couverts, anciens salariés maintenus au titre de la loi Évin, personnes en portabilité, contrats suspendus. Un assureur qui les découvre après coup rouvre sa tarification.
Deux démarches distinctes, deux préavis qui ne courent pas à la même vitesse. Faire la première seule vous laisse débiteur d'une promesse que plus personne n'assure. Le décalage se compte en mois, et tout ce qui survient dans ce trou se paie sur votre trésorerie.
Affiliations, cartes de tiers payant, notice à remettre à chacun, télétransmissions à rétablir avec la Sécurité sociale. C'est cette phase, et non la négociation, qui décide de ce que vos salariés retiendront. Un remboursement qui met six semaines en janvier efface une belle économie.
Comptez six mois entre la décision d'ouvrir le sujet et le jour où le nouveau régime prend effet, dont un bon mois pour obtenir les chiffres de votre organisme actuel. Une consultation peut se mener en trois mois quand le dossier est déjà à jour, mais le raccourci se paie : moins d'organismes répondent, les réponses sont plus prudentes, et la phase de bascule se retrouve compressée sur décembre. Si votre échéance est proche et que rien n'est prêt, il est souvent plus rentable de décaler d'un an et de préparer correctement.
Consultez-en trois à cinq, en incluant celui qui détient déjà le contrat. En dessous, la comparaison n'a pas de valeur. Au-dessus, le dépouillement devient lourd sans rien apporter, et vous risquez surtout de lasser des interlocuteurs qui verront que la consultation est trop large pour être sérieuse. Le choix des organismes compte davantage que leur nombre : un assureur solide sur les populations jeunes et un assureur solide sur les populations âgées ne se valent pas selon votre pyramide des âges.
Oui, dès lors qu'il existe. L'information et la consultation du comité sont requises avant la mise en place comme avant toute modification d'un régime de protection sociale complémentaire, et le mot important est « avant » : une consultation organisée après la signature ne régularise rien. En pratique, présentez le dossier une fois les offres dépouillées et avant l'arbitrage final, avec la grille comparative. Vous obtenez un avis éclairé, et vous sécurisez la décision.
Oui. Une recommandation de branche oriente, elle n'oblige pas, et le mécanisme qui permettait autrefois de vous imposer un porteur de risque unique a disparu. Ce qui subsiste, c'est le socle de garanties : votre régime ne peut pas passer sous ce plancher, peu importe qui porte le risque. Vérifiez en revanche un point avant de lancer la consultation. Votre branche a-t-elle instauré ce qu'elle nomme un degré élevé de solidarité ? Derrière l'expression se cachent des prestations financées par tous et servies à quelques-uns : action sociale, aide aux aidants, cotisation prise en charge pendant un arrêt long. Là où ce dispositif existe, chaque candidat doit le reprendre tel quel, ce qui restreint sensiblement la liste des organismes capables de répondre. Notre page sur l'assureur recommandé par la branche détaille ce mécanisme.
Ce qu'il perçoit au jour de la résiliation continue de lui être versé par l'organisme sortant : la bascule n'interrompt rien. Le piège se situe ailleurs, dans la revalorisation à venir de ces montants, qui ne suit pas d'office et que le nouvel organisme n'a aucune obligation de reprendre s'il ne l'a pas écrit. D'où la règle : la liste nominative de ces situations entre dans le dossier de consultation, et chaque candidat doit se prononcer dessus par écrit. Quelques points de cotisation gagnés ne valent jamais une rente d'invalidité qui cesse de progresser pendant vingt ans.
Oui, et c'est même l'issue la plus fréquente. Une consultation menée sérieusement produit deux résultats : des offres concurrentes, et une discussion enfin documentée avec votre organisme actuel, qui dispose alors d'éléments pour revoir sa position. Rester en place après avoir consulté est un choix légitime, à condition d'avoir réellement consulté. Une menace de départ non préparée ne pèse rien, et se voit immédiatement.
Non. Une équipe RH expérimentée qui dispose d'un peu de temps conduit très bien sa propre consultation, et cette page est écrite pour qu'elle en ait les moyens. Ce que nous ajoutons relève de l'habitude du métier : lire un compte de résultat sans se laisser impressionner, savoir quel organisme se montre compétitif sur quel profil de population, écrire un cahier des charges qui ne laisse pas de porte ouverte, et tenir la discussion technique en réunion. Côté honoraires, nous sommes payés par une commission assise sur la cotisation et versée par l'organisme retenu, ou par une facturation directe lorsque le travail dépasse ce que couvre la commission. Vous en connaissez le montant avant d'avoir à trancher quoi que ce soit.
Préavis de résiliation : art. L. 113-12 du code des assurances, L. 932-12 du code de la sécurité sociale, L. 221-10 du code de la mutualité. Résiliation après un an : loi n° 2019-733 du 14 juillet 2019, décret n° 2020-1438 du 24 novembre 2020, art. L. 113-15-2 et R. 113-11 du code des assurances, L. 932-12-1 et L. 932-21-2 du code de la sécurité sociale, L. 221-10-2 du code de la mutualité. Consultation du comité social et économique : art. R. 2312-22 du code du travail. Actes fondateurs : art. L. 911-1 du code de la sécurité sociale. Catégories objectives : décret n° 2021-1002 du 30 juillet 2021. Maintien des garanties : art. 2 et 4 de la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989, décret n° 2017-372 du 21 mars 2017. Réseaux de soins : loi n° 2014-57 du 27 janvier 2014.
Références professionnelles : guide de mise en œuvre de la résiliation infra-annuelle, publié conjointement par le CTIP, la FFA et la FNMF. DREES, travaux sur les réseaux de soins en optique et en dentaire.
Pour aller plus loin : nos pages complémentaire santé collective et prévoyance collective, nos réponses sur les dispenses d'adhésion et l'ensemble de nos questions d'employeur.
Le cabinet : Accent Conseil est le nom commercial d'Accent Assurances, 80 rue de Paris, 93100 Montreuil, RCS Bobigny 509 765 343. Courtier en assurance immatriculé à l'ORIAS sous le numéro 09049208 depuis le 30 avril 2009, registre consultable sur orias.fr.
Parce que notre métier chez Accent Conseil, c’est d’accompagner à la fois les décideurs dans la sélection des assurances les plus pertinentes, et les équipes qui sont les premières concernées par les options retenues.
