Vous instituez ou modifiez un régime collectif de frais de santé ou de prévoyance par décision unilatérale de l'employeur (DUE), un écrit signé du seul chef d'entreprise et remis à chaque salarié. Vous obtenez ici cette trame en Word, pré-remplie depuis votre SIRET.
Vous saisissez le SIRET, puis vous choisissez les blocs de l'acte et lisez ce qui reste à trancher avant la signature. Vous retrouvez dans le fichier l'identité de l'entreprise, et vous y complétez les références du contrat et les taux de cotisation, qui se fixent avec l'organisme assureur.
Vous visez l'exclusion d'assiette : votre contribution patronale échappe aux cotisations sociales, dans des limites fixées par décret. Vous l'obtenez si le régime est collectif, à adhésion obligatoire et, en santé, assuré par un contrat responsable, qui suit le cahier des charges du code de la sécurité sociale. Collectif signifie ouvert à tout le personnel ou à une catégorie objective, délimitée par un critère du code comme le statut de cadre ou un seuil de rémunération. La liste limitative de ces critères et les erreurs relevées en contrôle sont détaillées sur la page consacrée aux redressements URSSAF sur la protection sociale.
Vous signez en qualité de chef d'entreprise, pour l'entreprise entière. Selon le BOSS (bulletin officiel de la sécurité sociale, qui expose la lecture des textes par l'administration), un chef d'établissement qui n'est pas chef d'entreprise ne peut pas prendre la décision, et le régime ne se limite pas aux salariés d'un seul établissement.
Sous peine de nullité, vous y faites figurer toutes les clauses obligatoires et aucune clause prohibée (BOSS, § 590). En santé et en prévoyance, vous vérifiez trois clauses en particulier.
Organisme nommé. Si vous nommez l'organisme assureur, vous prévoyez le réexamen de ce choix et de celui de l'intermédiaire, le courtier par exemple, avec ses conditions et une périodicité de cinq ans au plus (code de la sécurité sociale, L. 912-2).
Rentes de prévoyance. Si vous couvrez le décès, l'incapacité de travail ou l'invalidité sous forme de rentes, c'est-à-dire de versements périodiques, vous organisez pour le cas d'un changement d'organisme la poursuite de la revalorisation des rentes en cours, leur mise à niveau dans le temps, et le maintien de la garantie décès (L. 912-3).
Clause prohibée. Vous écartez toute disposition comportant une discrimination fondée sur le sexe, la protection de la maternité mise à part : elle serait nulle (L. 913-1).
Pour la tenue de l'acte au contrôle, pièces et preuve de la remise comprises, vous trouvez le détail sur la page décision unilatérale mutuelle et contrôle URSSAF.
Vous recevez jusqu'à treize articles, la signature et deux annexes : le récépissé de remise, que chaque salarié signe, et la demande de dispense, par laquelle un salarié demande à ne pas adhérer. Vous lisez ici chaque clause de la version complète, santé et prévoyance avec un organisme nommé, en une ligne et avec le texte qui la fonde ; le libellé ajusté à vos choix est dans le Word.
Vous ne recevez l'article de réexamen que si l'acte nomme l'organisme, et celui des rentes en cours qu'en prévoyance : sans eux, les articles suivants remontent d'un rang.
Vous utilisez les deux annexes comme preuves : le récépissé trace la remise salarié par salarié, la demande de dispense, une déclaration sur l'honneur, porte les mentions du code et du BOSS, dont l'information préalable du salarié sur les conséquences de son choix (R. 242-1-6 ; BOSS § 920). Nous avons rédigé chaque clause à partir des textes cités, sans partir d'un modèle d'organisme : la trame ne suppose aucun contrat ni aucun assureur particulier.
Cette trame, ajustée à vos choix et pré-remplie depuis votre SIRET.
Générer ma DUE en WordPour modifier un régime existant, vous remplacez l'acte entier : le fichier livre le texte complet à jour, qui se substitue au précédent à sa date d'effet, plutôt qu'une décision « par différence » qui obligerait à lire deux actes pour savoir ce qui s'applique. Vous ajoutez un geste dans trois situations.
Si vous financiez seul le régime et que la modification crée une cotisation salariale, les salariés présents à sa date d'effet, y compris ceux arrivés après la mise en place, peuvent refuser de cotiser en vertu de l'article 11 de la loi Évin, la loi du 31 décembre 1989 sur la prévoyance (BOSS, § 820). Vous les en informez en remettant le nouvel acte, et vous conservez chaque refus écrit.
Vous informez chaque salarié par écrit avant la date d'effet de toute réduction des garanties : la loi Évin place cette information préalable à la charge de l'entreprise qui souscrit le contrat (article 12).
Si votre acte vise le cahier des charges du contrat responsable, vous bénéficiez d'une tolérance du BOSS (§ 380) : la couverture peut ne pas inclure encore les deux garanties ajoutées par le décret n° 2025-1131, véhicules pour personnes handicapées et prothèses capillaires. Vous refermez cette tolérance en modifiant l'acte ; à défaut, elle court au plus tard jusqu'au 31 décembre 2026. Vérifiez donc le contrat avant de signer : mise en conformité du contrat responsable.
Avant de signer, vous regardez l'effectif et la présence d'un délégué syndical : ils décident de ce que vous devez aux représentants du personnel.
| Situation | Ce que dit le code du travail | Votre geste avant de signer |
|---|---|---|
| Entre 11 et 49 salariés | Le comité porte les réclamations du personnel, protection sociale comprise (L. 2312-5) | Informer les élus avant la signature, ce qui est recommandé, et garder la date de cette information |
| Dès 50 salariés | Information et consultation du comité, notamment sur les conditions d'emploi (L. 2312-8) | Recueillir son avis, obligatoire, avant la signature : l'acte en porte la date |
| Délégué syndical présent | La négociation annuelle porte sur la prévoyance et les frais de santé, à défaut d'accord de branche ou d'entreprise (L. 2242-17) | Ouvrir cette négociation avant toute décision unilatérale |
Vous cochez ensuite ces douze gestes : ensemble, ils forment le dossier que vous produirez si l'URSSAF contrôle.
| N° | Geste | Fondement |
|---|---|---|
| 1 | Avec un délégué syndical, négociation annuelle menée sur le régime avant la décision. | Code du travail, L. 2242-17 |
| 2 | CSE consulté ou informé selon l'effectif, trace écrite classée. | Code du travail, L. 2312-8 ; L. 2312-5 |
| 3 | Convention collective relue : régime ou garanties minimales de branche éventuels, comme pour SYNTEC ou le transport routier. | Accord de branche |
| 4 | Contrat santé conforme au cahier des charges responsable en vigueur. | L. 871-1 ; BOSS § 380 |
| 5 | Acte daté et signé par le chef d'entreprise, avec sa date d'effet. | L. 911-1 ; BOSS § 520 |
| 6 | Remise à chaque salarié présent, tracée nom par nom : récépissé de l'annexe 1 ou émargement daté, une liste signée par chacun. Modes admis : page sur l'acte au contrôle. | BOSS § 590 et § 620 |
| 7 | Notice d'information de l'organisme remise à chacun. | Loi du 31 décembre 1989, art. 12 |
| 8 | En modification : nouvel acte remis à tous, baisse de garanties annoncée par écrit avant son effet, faculté de refus signalée si une part salariale apparaît. | BOSS § 820 ; loi du 31 décembre 1989, art. 11 et 12 |
| 9 | Demandes de dispense en déclaration sur l'honneur, remises au bon moment avec les mentions de l'annexe 2 ; justificatif annuel quand le cas le demande. | R. 242-1-6 ; D. 911-5 ; BOSS § 920 |
| 10 | Paie conforme à l'acte : taux, répartition, part patronale d'au moins la moitié en santé. | L. 911-7 ; R. 242-1-4 |
| 11 | Dossier rassemblé : acte, preuves de remise, trace du CSE, contrat, notices, dispenses. | BOSS § 620 |
| 12 | Acte et notice remis à chaque nouvel embauché. | L. 911-1 ; loi du 31 décembre 1989, art. 12 |
Vous instruisez ensuite les demandes de dispense au fil des embauches, chaque cas sur sa page : dispenses à accepter quand un salarié refuse d'adhérer, demande en cours d'année, apprenti et seuil de 10 %, CDD courts et versement santé.
Vous décidez du fond de l'acte avec le contrat : le niveau des garanties, le taux et son assiette, c'est-à-dire sa base de calcul, la répartition entre l'entreprise et les salariés, l'organisme qui porte le risque. Vous arrêtez ces points au terme d'une mise en concurrence, dont la méthode est décrite sur la page Appel d'offres mutuelle collective. Vous lisez aussi votre convention collective avant de signer, car elle peut prévoir un régime ou des garanties minimales. Pour le reste du dispositif : frais de santé, prévoyance collective et franchissement du seuil de 50 salariés.
Accent Conseil, courtier en protection sociale depuis 2009, met en concurrence les organismes et calibre les garanties sur la démographie réelle de vos effectifs, âges et situations familiales : vous arbitrez sur pièces.
Cochez la case de relecture au moment de télécharger le fichier : Accent Conseil vous recontacte, vérifie que l'acte, le contrat et la paie concordent, et vous indique ce qui reste à arbitrer avant la signature. Votre acte est déjà signé ? Écrivez-nous depuis la page contact.
Préparer ma DUE et la faire relireNon. Ni l'URSSAF, ni le BOSS, ni le Code du travail numérique du ministère du Travail ne publient de modèle d'acte pour la complémentaire santé ou la prévoyance : l'URSSAF indique ce que l'acte doit préciser, le BOSS ce que l'employeur produit en cas de contrôle. Les documents qui circulent sous ce nom viennent d'organismes assureurs ou de sites commerciaux. Toute trame, celle de cette page comprise, reste un point de départ à adapter à l'entreprise et à son contrat, et l'acte demeure celui de l'employeur qui le signe.
Oui, dès que le comité exerce les attributions prévues à partir de 50 salariés : elles s'ouvrent douze mois après que l'effectif a atteint ce seuil pendant douze mois consécutifs (code du travail, L. 2312-2). Le comité social et économique est alors consulté sur la marche générale de l'entreprise, notamment les conditions d'emploi (L. 2312-8). L'URSSAF décrit d'ailleurs la décision unilatérale santé comme prise « après consultation du comité social et économique » : son avis précède la signature, et l'acte en porte la date. De 11 à 49 salariés, le comité présente les réclamations du personnel, notamment en matière de protection sociale (L. 2312-5) ; l'informer avant de signer est recommandé. Avec un délégué syndical, vous ouvrez d'abord la négociation annuelle sur le régime, avant toute décision unilatérale.
Un nouvel acte, à remettre à chacun et à tracer comme le précédent : le fichier le livre en texte complet, qui remplace l'ancien à sa date d'effet. Si l'entreprise finançait seule le régime et qu'une cotisation salariale apparaît, les salariés présents peuvent refuser de cotiser, comme lors d'une mise en place (BOSS, § 820) : signalez-leur cette faculté avec l'acte. Si les garanties baissent, chaque salarié en est informé par écrit avant la date d'effet (loi Évin, article 12). La paie applique la nouvelle répartition dès cette même date.
Oui : un seul acte peut couvrir les frais de santé et la prévoyance, et l'outil le propose. Deux actes séparés gardent toutefois un avantage pratique : vous révisez l'un, par exemple lors d'un changement d'organisme en santé, sans rouvrir l'autre. Dans un acte commun, chaque risque garde ses règles propres : la part patronale d'au moins la moitié vaut pour la santé, la clause sur les rentes en cours pour la prévoyance.
Parce qu'ils viennent du contrat, pas d'un acte type. Le niveau des garanties, le taux, son assiette et l'organisme se fixent au terme d'une mise en concurrence, sur la démographie réelle de vos effectifs ; les pré-remplir reviendrait à décider à votre place. L'acte renvoie au contrat souscrit et à sa notice, et la paie suit les taux qu'il fixe. Accent Conseil réunit les propositions des assureurs et vous aide à les comparer avant de compléter le fichier.
Votre décision unilatérale en Word, à relire avant la signature.
Générer ma DUE en WordCode de la sécurité sociale : art. L. 911-1, L. 911-7, L. 911-7-1 et L. 911-8 ; L. 912-2, L. 912-3 et L. 913-1 ; L. 242-1 ; R. 242-1-1 à R. 242-1-6 ; D. 911-1 à D. 911-8 ; L. 871-1.
Autres textes : loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989 dite loi Évin, art. 7-1, 11 et 12 ; code du travail, art. L. 2242-17, L. 2312-5 et L. 2312-8 ; accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 relatif à la prévoyance des cadres, étendu et élargi par arrêté du 27 juillet 2018.
Doctrine : BOSS, rubrique protection sociale complémentaire, § 380, § 520 à § 640, § 750, § 810 à § 940 et § 1340 à § 1580 ; URSSAF, mise en place d'une complémentaire frais de santé obligatoire. Aucune de ces sources ne publie de modèle d'acte, pas plus que les modèles de documents du Code du travail numérique.
Accent Conseil est le nom commercial d'Accent Assurances, 80 rue de Paris, 93100 Montreuil, courtier immatriculé à l'ORIAS sous le numéro 09049208 depuis le 30 avril 2009 (orias.fr).
Parce que notre métier chez Accent Conseil, c’est d’accompagner à la fois les décideurs dans la sélection des assurances les plus pertinentes, et les équipes qui sont les premières concernées par les options retenues.
